A halogatás legyőzése: sürgős és fontos

Nos, ha már veled is előfordult ilyesmi, akkor ajánlom figyelmedbe az Eisenhower mátrixot, ami nekem nagyon sokat segített ezen a téren. A lényege, hogy a dolgokat sürgősségük és fontosságuk szerint 4 csoportba kell osztani, ezt láthatod a lenti képen:

1. Hónap eleje van, a vállalkozásom adóit befizetni sürgős, mert 12-dike a határidő, és fontos is, mert ha nem fizetem be, akkor megbüntetnek. Akkor most abba is hagyom a gépelést, és megcsinálom… Kész 😀
2. Cikket írni a Panda Egyetem oldalára fontos, azonban nem sürgős. Ennek oka, hogy elsősorban saját tapasztalataimat osztom meg veled. 2 havonta felugrik nekem egy emlékeztető: “Na, használtál valami új tanulási módszert amiről még eddig nem írtál?”, ha a válasz igen, akkor már ülök is a gép elé pötyögni. Ez a cikk is így született.
3. 11 óra van, a gyomrom már nagyon csikar, így elég sürgős lenne megfőzni azt az ebédet… Viszont annyira nem fontos, ha nem tudom rávenni a barátnőmet, hogy főzze meg helyettem, akkor eszek ebédre száraz kenyeret meg vizet. (Legalábbis ezt szoktam mondogatni drámai hangsúllyal, néha megesik rajtam a szíve és főz helyettem 😉 )
4. Japánul megtanulni se nem fontos, se nem sürgős, csak egyszer kitaláltam, hogy nekem bizony meg kéne tanulnom, ha már egy csomó animét nézek. Tetszett a nyelvnek a hangzása, érdekes az írásuk, vagány ötletnek tűnt. De nagyon, NAGYON nehéz feladat, így nem csoda, hogy folyton halogattam. Tipikusan olyan dolog, ami csak foglalja a helyet azon az A4-es papíron, úgyhogy egy huszáros mozdulattal ki kell húzni róla.

Vagy mégsem…?! Mivel engem nagyon érdekel maga a tanulás módszere, és kicsit mazochista is vagyok, kínkeserves módon rávettem magam, hogy ha törik, ha szakad valahogy megpróbálom ezt a negyedik rublikát is megoldani. Úgy tűnik jó úton haladok, úgyhogy a következő cikkem arról fog szólni, hogy a nem sürgős / nem fontos japán tanulást hogyan sikerült rendszeresítenem, és ennek segítségével hogyan tudod te is hatékonyabban elvégezni azokat a feladatokat, amik legalább sürgősek, vagy fontosak.

Visszakanyarodva az Eisenhower mátrixhoz, a kép alapján szerintem elég egyértelmű, hogy mit kell tenned, azért pontokba szedve leírom, biztos ami biztos:

• Ami sürgős és fontos, annak állj neki most!
• Ami ráér, de fontos, hogy kész legyen, annak adj egy határidőt!
• Ami sürgős, de nem fontos, azt szervezd ki valaki másnak.
• Ami se nem sürgős, se nem fontos, azzal ne foglalkozz, csak az idődet pazarlod vele.

Vegyük ezeket sorba, mindegyikhez van pár jótanácsom.

Sürgős és fontos

Általában azok a dolgok kerülnek ide, amiknek ma vagy holnap van a határideje, és az elvégzésükkel közelebb kerülsz egy kitűzött célodhoz, vagy legalább megőrzöd az eddig kiharcolt pozíciódat (befizetem az adót, hogy megmaradhasson a vállalkozásom és ne büntessenek meg). Ami ebbe a kategóriába kerül, annak az elvégzésében általában valami motiválni fog: vagy komoly büntetést kapsz ha nem csinálod meg, vagy pedig nagy jutalom ütheti a markod, ha időben végzel vele. Amennyiben mégsincs ilyen, találj ki saját magadnak valami jutalmat vagy “büntetést” (azért ne legyél túl szigorú).

Ráér, de fontos

Ha lehet, soha ne hagyj semmit az utolsó pillanatra. Olyan határidőt tűzz ki magadnak, ami még a tényleges határidő előtt van, de kezeld úgy, mintha ez lenne a végső időpont. Ha december 10 egy dolgozat beadásának a határideje, akkor a te határidőd legyen mondjuk december 6. Nyilván kell hozzá egy kis határozottság és elszántság, hogy ténylegesen is tartani tudd magad a december 6-hoz, de ha már csak félig megcsinálod a beadandót, akkor is előrébb vagy, mintha 9-dikén este ülnél le először foglalkozni vele.

Sürgős de nem fontos

A koliszobád kitakarítása, ha aznap szobaellenőrzés lesz, egy haverod telefonhívásának felvétele, vagy mondjuk élőben megnézni hajnalban egy NFL meccset. A szoba kitakarítását rá tudod sózni másra, a másik kettőnél viszont elég, ha találsz egy módot az elhalasztásra, és megpróbálod besúvasztani két “sürgősésfontos” feladatod közé.
Felveszed a telefont, és ha nem fontos, akkor majd visszahívod máskor a barátod. Átalszod az éjszakát, és megnézed a meccset felvételről. Az ökölszabáj az, hogy ha valamit sürgősnek érzel (rád írnak és válaszolni “kell”, kedvenc csapatod játszik élőben), akkor pillants rá az aktuális Eisenhower táblázatodra, és döntsd el, hogy van-e olyan fontos, mint az első rublikában lévő dolgok. Ha nem, akkor tudod-e használni bármelyiket két “sürgősésfontos” feladatod között mondjuk kikapcsolódásként.

Nem sürgős, nem fontos

Akkor minek van felírva? Valószínűleg azért, mert ez egyfajta bakancslista. Szeretnék megtanulni japánul, szeretnék elutazni a Kanári szigetekre… majd egyszer. Vagy kicsiben gondolkodva: Át kéne alakítani a lakást, meg kéne látogatni a régi osztálytársakat… majd egyszer. Ezekre egyáltalán nem szoktam feladatként tekinteni. Ha az összes többi lista üres, akkor ránézek, hogy miből lehet szemezgetni, nehogy véletlenül halálra unjam magam.

Hol vezetheted ezeket a dolgokat?

Egy sima A4-es lap kezdetben megteszi, vagy a fenti képet a példáim nélkül letöltheted innen is.
Sokkal célszerűbb azonban valami dinamikusabb dolgot használni, nekem például a Tasks nevű androidos alkalmazás nagyon bejött. Még az egyes területeken belül is jelezheted magadnak színekkel, hogy valami a fontos dolgok között mennyire fontos, vagy a sürgősek közül melyiket kell azonnal megcsinálni, és melyik ér rá estig.

A Jobb jegyek 10 lépésben: Hackeld meg az agyad könyvemben 5 oldalon keresztül boncolgatom a témát egy teljesen más szemszögből.